Sujet: Débriefing Jeudi 10 Décembre, 12h15, salla Bx

[Another]

La soirée est finie. Notre temps de sommeil a été aléatoirement affecté, notre estomac rempli... Mais une ultime tâche nous attend. Pour que tout ce qui a bien marché ne soit pas oublié, que les échecs ne se répètent pas, bref que l'on tire les leçons de cette soirée précise pour améliorer les suivantes, il est indispensable de faire une réunion de débriefing pendant que tout cela est encore frais dans nos mémoires (mais après avoir enfin bien dormi). Donc, ce sera le :

Jeudi 10 Décembre, 12h15, Salle Bx

Notez bien que c'est vraiment indispensable, et pas juste une série d'auto-congratulations. En particulier, pour tous les responsables des différents pôles, votre présence est requise sous peine de non-validation de votre UE...

(un mail sera en plus envoyé dès que je rentre chez moi pour les non-membres du forum, qui n'y échapperont pas non plus)

[Zaphkiel]

Je suggère d'éditer ce post pour plus de clarté. Je pensais en cliquant dessus que tu allais faire un debriefing sur le forum même.

S'il s'agit d'une réunion, il faut le mettre dans le titre, avec la date, l'heure, le lieu, et un gros "URGENT" en bonus.

Sinon, je devrais pouvoir être là.

[Another]

Mise à jour avec changement de lieu, pour éviter de pourrir la vie des autres utilisateurs de la K'Fét.

[Zaphkiel]

Prévenir à moins de douze heures du changement, c'est peut-être un peu violent, non? Déjà, si j'avais pas regardé mes mails, je serais venu demain directement à la Kfèt. Et puis, pour ceux qui veulent manger, ça implique qu'ils prennent un sandwich à l'avance, donc déjà beaucoup vont se faire avoir.

Enfin bon, pourquoi pas.

[Simon]

On sera trop nombreux pour la Kfet.

[Miaou###Miaou]

Tiens, je profite de ce post pour vous demander de mettre les BT/VT/AMV/autres sur un serveur, pour ceux qui n'ont pas pu venir... merci

[Zaphkiel]

Voila le compte-rendu de la réunion de débriefing. Je suggère fortement qu'on utilise toutes ces précieuses informations pour rédiger un guide de "comment réaliser une soirée japanim' réussie", de façon à faciliter la tâche aux générations futures.

Debriefing Soirée Japanim'

Impression(s) générale(s) :

- "C'était bien, mais ça manquait de public."

Pôles :

- Com externe
-> pas assez d'affiches
-> affiches mal placées
-> prévoir le texte qui dot être affiché sur l'affiche (et prévoir le dessin de l'affiche en conséquence)
-> trop peu de mails envoyés (et trop tard)
-> ne pas donner une impression de truc "pour geeks".
-> distribuer des flyers

Propositions de solutions
-> transformer en soirée K : demander l'aide du BDE ou BDA (par ex pour envoyer le mail)
-> changer le nom de la soirée : faire disparaître la mention "japanim'"

- Com interne
-> pas assez de communication entre les pôles
-> utilisation du forum chaotique
-> rôles des responsables de pôles mal définis
-> certains numéros de téléphone inconnus

Propositions de solutions
-> s'inscrire au forum
-> mettre à jour la mailing list
-> définir le rôle de tout le monde à l'avance
-> regrouper les numéros de téléphone sur un excel

- Cuisine
-> Cooking Club contacté (beaucoup) trop tard
-> pas assez de gens pour cuisiner (Thomas et Audrey)

Propositions de solutions
-> faire la bouffe la veille

- Matériel
-> liste incomplète le soir de la soirée
-> cafouillis avec CNT
-> tâche trop difficile pour un seul respo

Propositions de solutions
-> exploiter CNT à l'avance
-> avoir une liste définitive prévue longtemps à l'avance
-> éviter de centraliser : chaque pôle doit s'occuper de son propre matos, le rôle du respo matériel est de superviser, de s'assurer que tout va bien et de contacter

CNT/Durance/autres

- Permanences
-> mauvais équilibrage des perms portail
-> perms portail suivies de perms hall L : à éviter

Propositions de solutions
-> optimiser le planning en accentuant la communication avec les intéressés

- Montage
-> ne pas oublier les tables du local cuisine BDE

- Remise des lots
-> un seul respo n'est pas suffisant
-> lots non surveillés
-> problème dans la répartition
-> manque de temps

Propositions de solutions
-> plusieurs responsables
-> respos activités donnent le classement, respo lots donne les lots
-> ne pas mettre les gros lots accessibles
-> faire le show, faire durer la remise des prix, prendre le temps

- Déroulement de la soirée
-> musique d'ambiance inutile (le DDR et GH suffisent)
-> retard accumulé sur BT VT AMV, conduisant à l'explosion du planning des perms
-> (point positif) ne pas oublier : pas de correction de BT et VT en public
-> pas de concours de DDR

Propositions de solutions
-> afficher un programme en grand sur
-> utiliser un mégaphone pour annoncer les évènements
-> faire jouer le concours pendant toute la soirée ("tu veux faire la chanson du concours? on note ton score")

- Démontage
-> des gens sont partis alors que la cuisine n'avait pas été nettoyé

Propositions de solutions
-> personne ne part tant que le responsable n'a pas donné le feu vert.